9 ترفند کارآفرینانی که می خواهند در سال 2020 زمانشان را مدیریت کنند!
زمان یک منبع بسیار باارزش است که شما باید حتما قدر آن را بدانید. مخصوصا این موضوع زمانی ارزش پیدا می کند که بحث کارآفرینی شود. زمان برای افرادی که در حوزه کارآفرینی کار می کنند حکم طلا را دارد. شروع کردن و پایه گذاری کردن یک تجارت در حقیقت نیازمند این است که شما از زمان به بهترین شکل ممکن استفاده کنید. بنابراین در صورتی که نتوانید از این سرمایه به بهترین شکل ممکن استفاده کنید نمی توانید انتظار داشته باشید که کارهایتان بدون مشکل پیش برود. یکی از بزرگترین اشتباهاتی که کارآفرینان می کنند این است که به این موضوع توجهی نمی کنند. آنها فکر می کنند چون خودشان رئیس خودشان هستند دیگر نیازی به این ندارند که برای خودشان برنامه ریزی کنند و یک جدول زمانبندی برای انجام کارهایشان داشته باشند. در صورتی که این دیدگاه کاملا غلط است و کارآفرینان باید حتما به موضوع زمان و چگونگی مدیریت کردن آن به شیوه بهینه توجه داشته باشند. در این پست قصد داریم تا 9 ترفند را به کارآفرینان ارایه کنیم که با عمل کردن به آنها بتوانند از زمانشان استفاده بهتری بکنند.
1) برای خودتان یک لیستی از وظایف آماده کنید
شما برای این که از زمان خودتان بهتر استفاده کنید؛ باید یک لیستی را مشخص کنید که بتوانید با استفاده از این لیست فعالیت هایی که باید در طول روز (و با مدت زمانی که برای خودتان مشخص کرده اید) انجام دهید را به صورت کانالیزه شده و دقیق برای خودتان مشخص کنید و بررسی کنید که این فعالیت ها را بهتر است چه زمانی و با چه کیفیتی انجام دهید. در چنین شرایطی این توانایی را خواهید داشت که از وقتی که در اختیارتان قرار گرفته است استفاده مناسبی را بکنید. اما در صورتی که برای کارهایی که می خواهید انجام دهید لیستی تعیین نکنید و ندانید که در طول یک روز باید چه کارهایی را انجام دهید نمی توانید از خودتان انتظار داشته باشید که از وقتی که روزتان را آغاز کردید تا زمانی که روزتان پایان یافت؛ به اندازه ای که نیاز داشتید از وقتتان استفاده کرده باشید. بنابراین مهم ترین نکته ای که باید برای این که به شکل بهینه ای از وقت خودتان استفاده کنید این است که برای خودتان یک لیست آماده ای از کارهایی که می خواهید انجام دهید داشته باشید.
2) یاد بگیرید که اولویت بندی کنید
هنگامی که برای خودتان چنین لیستی را آماده کردید و مشخص کردید که چه کارهایی را باید در طول یک روز انجام دهید اکنون زمان این رسیده است که کارهایی را که می خواهید انجام دهید اولویت بندی کنید. شما باید آن دسته از کارهایی را که به نظرتان از همه مهم تر هستند در اولویت های بالایی قرار دهید و آن دسته از کارهایی را که برایتان اهمیت کمتری دارند را در اولویت های پایین تری قرار دهید. بنابراین در صورتی که بتوانید مشخص کنید که کدامیک از این کارها را باید جلوتر از کدامیک از کارهای دیگر انجام دهید؛ می توانید انتظار داشته باشید که در کار برنامه ریزی موفق تر عمل کرده اید. شما باید هدفتان این باشد که کارهای مهم را در طول روز انجام دهید بنابراین در صورتی که بتوانید وقت لازم و کافی را به انجام دادن این کارها بدهید در کار برنامه ریزی و استفاده کردن از زمانتان قدم بزرگی را برداشته اید. البته این نکته را هم درنظر داشته باشید که "مشخص" کردن این که کدامیک از این کارها را باید زودتر از کارهای دیگر انجام دهید یکی از مهم ترین قدم های انجام کار است.
3) سعی کنید برای خودتان یک تقویم ایجاد کنید و کارهای مربوط به هر روز را در آن بنویسید
اکنون که این دو مرحله را به انجام رساندید (یعنی اول از همه مشخص کردید که در طول یک روز باید چه کارهایی را انجام دهید و بعد از آن هم مشخص کردید که برای این که این کارها را انجام دهید چه اولویت بندی دارید) وقت آن رسیده است که کارهایی را که می خواهید انجام دهید در یک تقویم بگنجانید. در این تقویم شما برای خودتان مشخص می کنید که برای هرکدام از روزهایی که قرار است در آینده بیاید؛ باید کدامیک از کارها را انجام دهید. این کار به شما کمک می کند تا احساس آرامش بیشتری داشته باشید و همچنین می توانید به خودتان یادآوری کنید که هر روزی که آغاز می شود شما باید چه کارهایی را در این روز انجام دهید. بنابراین ایجاد کردن یک تقویم برای شما یکی از مهم ترین مرحله هایی است که باید انجام شود و وقتی که این تقویم را آغاز می کنید می توانید برای خودتان وظیفه هایی را که در هر روزی قرار است انجام شود (به همراه اولویت هایی که در هر روز باید این کارها صورت بگیرند) مشخص کنید.
4) برای خودتان یک برنامه ریزی روزانه ایجاد کنید
اکنون که مشخص کرده اید که هر روز باید چه کارهایی را انجام دهید و چه کارهایی را به صورت اولویتی باید انجام دهید؛ زمان آن رسیده است که برای خودتان یک برنامه ریزی روزانه ایجاد کنید که در این برنامه ریزی روزانه، مشخص کنید که در چه زمانی در روز باید چه کاری را انجام دهید. این برنامه ریزی روزانه به شما این امکان را می دهد که احساس کنید که بهترین استفاده ممکن را از روزتان می کنید. بنابراین سعی کنید تا این برنامه ریزی روزانه را به صورت دقیق ایجاد کنید. افرادی که در زمینه کارآفرینی موفق بوده اند؛ برای خودشان چنین برنامه ریزی داشته اند و تمام ساعت ها و حتی در برخی از موارد دقیقه های روزهایشان را با برنامه ریزی سپری کرده اند. به عنوان مثال شما در برنامه ریزی مشخص می کنید که از ساعت 10 صبح تا 11:30 صبح این کار را می کنم و بعد از آن به مدت نیم ساعت کار دیگری می کنم و غیره. در صورتی که به این برنامه ریزی های خودتان عمل کنید می توانید انتظار داشته باشید که در کارتان موفق شوید.
5) بر روی بازدهی کار تمرکز کنید
یکی از مهم ترین پارامترهایی که شما به عنوان فردی که می خواهد از زمانش بهترین استفاده را بکند باید درنظر داشته باشید این است که بر روی بازدهی کاری خودتان تمرکز داشته باشید. در صورتی که شما بتوانید بازدهی کاری مناسبی داشته باشید می توانید انتظار داشته باشید که در کارتان نتیجه مناسبی بگیرید به این دلیل که در این صورت برنامه ریزی خودتان را به بهترین شکل ممکن انجام داده اید. این در صورتی است که وقتی که در کارتان بازدهی پایینی داشته باشید زمان آن است که به برنامه ریزی که انجام داده اید شک کنید و فکر کنید که یک جای کارتان اشتباه بوده است در غیر این صورت امکان نداشته است که در کارتان بازدهیتان پایین بیاید. بنابراین یکی از مهم ترین نکته هایی که باید در این رابطه مورد توجه قرار دهید این است که به عنوان پارامتری که تعیین کننده میزان موفقیتی است که برنامه ریزی برایتان ایجاد کرده است؛ به بازدهی کاریتان توجه کنید و آن را بسنجید و در صورتی که در کارتان بازدهی پایینی داشتید بدانید که باید دوباره کار برنامه ریزی را از سر بگیرید و دوباره برای خودتان برنامه بریزید.
6) برای شروع کردن هرگز منتظر نشوید تا "زمان مناسب" بیاید
یکی از بزرگترین اشتباهاتی که افرادی که می خواهند در زمینه برنامه ریزی موفق شوند مرتکب می شوند این است که آنها همیشه منتظر زمان مناسب برای شروع کردن می شوند. در صورتی که شما هم جز آن افرادی هستید که برای این که کارتان را شروع کنید منتظر زمان مناسب برای این کار هستید؛ بدانید که این زمان مناسب هرگز نخواهد آمد! شما تنها سعی می کنید این حرف را بزنید برای این که شروع کردن کارتان را به تعویق بیندازید! این در حقیقت یک بهانه است که شما با استفاده از این بهانه سعی می کنید تا از زیر کار در بروید و تنبلی کنید. بنابراین سعی کنید از همین حالا شروع کنید. تاکنون این ضرب المثل را شنیده اید که می گویند: "از شنبه شروع خواهم کرد!" در صورتی که این حرف را به خودتان بزنید اطمینان داشته باشید که این "شنبه" ای که درباره اش سخن می گویید در حقیقت هیچ کدام از شنبه های سال نمی باشد! به بیان دقیق تر اصلا این شنبه هرگز نخواهد رسید! بنابراین سعی کنید واقع بینانه عمل کنید و بدون این که خودتان را فریب دهید از همین حالا شروع به کار کنید. همیشه یادتان باشد که برای کار، فردا دیر است و شما باید امروز شروع کنید!
7) کار را را سرعت خودتان انجام دهید
هرگز خودتان را با کس دیگری مقایسه نکنید. ممکن است افرادی باشند که کارشان را با سرعت بسیار بیشتری از سرعت شما انجام می دهند. شما نباید خودتان را با این افراد مقایسه کنید به این دلیل که هر فردی بر اساس ویژگی هایی که دارد دارای توانایی های محدود و منحصر به فردی می باشد بنابراین ممکن است در برخی از زمینه ها، سرعتی که شما با آن کار انجام می دهید نسبت به سرعتی که دیگران دارند خیلی کمتر باشد (البته ممکن است این سرعت بیشتر باشد!) ولی چه از دیگران سریع تر عمل می کنید و چه از آنها کندتر هستید؛ هرگز فکر نکنید که خودتان را با کس دیگری مقایسه کنید و چون این افراد با این سرعت کار می کنند شما هم خودتان را مجبور کنید که با این سرعت کار کنید. فقط یک نکته مهم را باید درنظر داشته باشید و آن هم این است که متوقف نشوید و همیشه در حال رفتن باشید. فراموش نکنید که "رهرو آن است که آهسته و پیوسته رود!"
8) برای تفریحاتتان هم در برنامه ریزی زمانی اختصاص دهید
سعی کنید هنگامی که کار برنامه ریزیتان را انجام می دهید؛ علاوه بر کارهایی که به عنوان وظیفه باید آنها را انجام دهید؛ برای خودتان زمانی هم به عنوان زمان استراحت درنظر داشته باشید. در صورتی که فکر می کنید که شما به این استراحت ها احتیاجی ندارید و فکر می کنید که باید پشت سر هم به صورت بی وقفه کار کنید سخت در اشتباهید. شما به عنوان فردی که می خواهد برای خودش برنامه ریزی کند تا در کارهایش موفق شود نیازمند این هستید که در کنار ساعت هایی که دارید؛ ساعت هایی هم برای استراحت کردن و آسودگی خودتان درنظر بگیرید. اصلا نیازی نیست که شما تمام روزهای هفته و تمام ساعت های روز و تمام دقیقه های ساعت ها را کار کنید چون در این صورت ممکن است زود خسته شوید و توانایی روحی روانی که برای ادامه دادن کار به آن احتیاج دارید را نداشته باشید. بنابراین سعی کنید در کنار برنامه ریزی هایتان برای این که هم از نظر روحی آرامش داشته باشید و هم این که بتوانید دوباره انرژی و قوای خودتان را برای ادامه دادن کارها بدست آورید؛ زمان هایی را هم به استراحت بپردازید.
9) در برنامه ریزی از دیگران هم مشورت بگیرید
یکی از مهم ترین اشتباهاتی که افرادی که برنامه ریزی می کنند مرتکب می شوند این است که آنها فکر می کنند که باید حتما خودشان برنامه ریزی خودشان را انجام دهند. استدلال این افراد هم این است که به این دلیل که هر فردی دارای ویژگی ها و خصوصیات و توانایی های منحصر به فردی است؛ بنابراین در برنامه ریزی هم باید خودش بدون این که از دیگران کمک بگیرد کار را انجام دهد. این یک باور کاملا غلط است و اصلا ریشه علمی ندارد! بسیاری از افرادی که در کارهای خودشان خیلی موفق بوده اند برای برنامه ریزی از افراد دیگری که در این زمینه حرفه ای بوده اند کمک گرفته اند. بنابراین اصلا اشکالی ندارد اگر شما هم برای این که برنامه ریزی کنید از دیگران کمک بگیرید. این کار می تواند به شما کمک کند تا از تجربیاتی که دیگران دارند استفاده کنید و در عین حال می توانید کار برنامه ریزی را به شیوه دقیق تری انجام دهید. بنابراین اصلا از مشورت گرفتن از دیگران نترسید و سعی کنید هنگامی که برای خودتان برنامه ریزی می کنید در صورت لزوم از آنها کمک بگیرید.